Сроки хранения документов кадрового, бухгалтерского и налогового учета, содержащих персональные данные

Вопрос: какие требования применяются при хранении кадровых, бухгалтерских и налоговых документов, содержащих персональные данные (ПД)?

Основные нормы по персональным данным

1. Закон N 152‑ФЗ «О ПД» определяет обработку ПД (сбор, хранение, уничтожение и т. д.) и устанавливает принципы: законность, добросовестность, минимальность, точность, конфиденциальность.
2. Обработка разрешена:
   • с согласия субъекта;
   • без согласия на основании ч. 1 ст. 6 (для обычных ПД) и ст. 10–11 (для специальных и биометрических данных), например, при исполнении оператором обязанностей по закону или договору.
3. Ст. 5 (ч. 7): ПД хранятся «не дольше, чем того требуют цели обработки», если иной срок не установлен законом или договором.
4. Ст. 21 (ч. 4): по достижении цели или утрате необходимости оператор должен прекратить обработку и уничтожить ПД в течение 30 дней (если иное не прописано).
5. Ст. 18.1: сроки хранения и порядок уничтожения прописываются в локальных актах по каждой цели обработки.

Сроки хранения по другим законам

• Налоговый кодекс (п. 1 ст. 23 НК РФ): сохранять бухгалтерские и налоговые документы не менее 5 лет после отчётного года.
• Закон N 402‑ФЗ (ст. 29): первичные документы и регистры — не менее 5 лет по правилам архивного дела.
• Закон N 125‑ФЗ «Об архивном деле» (ст. 17) и Приказ Росархива № 236 (Перечень N 236): устанавливают типовые сроки хранения (временные и постоянные) документов, включая кадровые.

Архивное хранение

• Документы из Перечня N 236 хранятся в архивах по установленным срокам и не подпадают под общие правила уничтожения по Закону N 152‑ФЗ.
• По истечении срока «временных» документов (<10 лет) после экспертизы ценности (Приказ Росархива № 77) их уничтожают по акту (п. 31 Правил № 77) — шредирование или иной способ, исключающий восстановление.

Уничтожение ПД

1. По Закону N 152‑ФЗ (ст. 21): при достижении цели или отзыве согласия — уничтожить в 30 дней по Приказу Роскомнадзора № 179.
2. Архивные документы: уничтожение по Правилам № 77 (акт о выделении к уничтожению, приложение № 3).
3. Бумажные ПД «ДСП» и ограниченного доступа — уничтожаются механически (шредером); акт утилизации прикладывается.

Электронный архив и практика судов

• Суд признал правильным хранение кадровых ПД уволенных работников в электронных архивах по Перечню N 236 сверх 5 лет, если они нужны для пенсий и иных правовых запросов.
• Необходимо обеспечить доступность для законных запросов субъектов и контролирующих органов до истечения архивных сроков.

Итог:

1. Для ПД документов кадрового, бухгалтерского и налогового учёта применяются:
   • сроки хранения НК и Закона N 402‑ФЗ — минимум 5 лет;
   • нормы архивного дела (Приказ N 236) — по типовым срокам;
   • требования Закона N 152‑ФЗ — хранить только до достижения цели и уничтожать согласно Приказу № 179.
2. В локальных актах прописывают сроки и порядок уничтожения ПД по каждой цели обработки.
3. Архивные документы уничтожаются по Правилам № 77 через акты и шредирование.
4. Электронное хранение допускается и должно учитывать судебную практику о сохранении ПД уволенных работников до истечения архивных сроков.